Compras

Para crear un nuevo pedido de presupuesto debemos entrar a la sección Compra>Solicitudes de presupuesto dentro de la aplicación de Compras. Por default accedemos a esta sección al entrar a este módulo.

Resumen de pasos a seguir:

1. Crear un nuevo documento.

2. Llenar el formulario del documento.

3. Seleccionar los productos de la solicitud.

4. Editar los datos del producto.

5. Agregar información adicional.

6. Guardar el documento.

1. Crear un nuevo documento.

Hacemos clic en el botón Crear . Al hacerlo se abrirá un nuevo formulario de presupuesto.

 

2.  Llenar el formulario del documento.

Una vez en el formulario, llenamos los campos obligatorios de Proveedor , Moneda  (divisa de la factura) y Fecha de pedido.

 Nota:   Una vez en el formulario, es importante asegurarse de seleccionar al  Proveedor  correcto, esto permitirá acceder a las listas de precios guardadas en la base de datos; de esta manera, al seleccionar un producto en las líneas del pedido se mostrará el precio de la lista proporcionada por el proveedor.

En el campo  Proveedor escribimos el nombre del proveedor o accedemos a la lista desplegable haciendo clic en la flecha hacia abajo. Dentro de la lista desplegable, podemos seleccionar  Buscar más...  para acceder al catálogo completo de proveedores. Una forma de saber si hemos elegido al proveedor correcto, es verificar si el precio del producto está establecido o si aparece en ceros; si sabemos que para un cierto proveedor contamos con una lista de precios en el ERP y no se despliega dicho precio, entonces podremos sospechar que no hemos elegido el valor correcto en el campo Proveedor.

4. Editar los datos del producto.

Completamos los campos del formulario del producto, seleccionando el producto, definiendo la cantidad a pedir y modificando el precio y el impuesto aplicable si es necesario.

 Nota:    Al buscar un producto podemos ver que en la lista desplegable aparecen algunos productos con su descripción en inglés o con una descripción diferente a la almacenada en la ficha del SKU, en la pestaña de   Compra  (que podemos ver en la lista de productos en diferentes módulos). Esta es la descripción que se guardó en la variante del proveedor (o variante de compra) y que tiene almacenados los datos del precio, nombre y clave SKU que le da el proveedor (en este caso el nombre en inglés), la cantidad mínima que se puede pedir, etc.

5. Agregar información adicional.

En la pestaña Otra información podemos acceder a campos adicionales que podrían ser de utilidad para la compra que se desea realizar, tal como elegir la dirección de entrega, el representante del equipo que dará seguimiento al pedido y las condiciones de pago solicitadas.

6. Guardar el documento.

Una vez que se han llenado los campos es recomendable guardar los cambios, haciendo clic en el botón  que está por encima del formulario.

Antes de confirmar la orden    podemos revisar los datos de la solicitud  o realizar una serie de acciones, como imprimir el documento en pdf, enviar la solicitud al proveedor o al gerente de compra (en el caso en el que se requiera habilite este proceso), editar la información del documento o cancelar la solicitud.

   Para enviar la solicitud por correo, hacemos clic en el botón   Enviar por correo electrónico.

 

Al hacerlo se abrirá una ventana de edición del correo, con información introducida por default que ayudará a agilizar el proceso de envío, entre ella el correo del proveedor (si se ha almacenado anteriormente), el asunto del correo, el pdf de la solicitud y un mensaje predefinido en el cuerpo del correo. Para saber cómo modificar una plantilla de correo, consultar  7. Plantillas de correo personalizadas en la sección de  Configuraciones de usuario. Al finalizar, hacemos clic en el botón Enviar .

Una vez enviado el correo electrónico podremos ver el historial de comunicación con nuestro proveedor en la sección de notificaciones del documento.

                     

 A partir de este momento, la comunicación con nuestro proveedor relacionada con este documento la podemos realizar desde aquí, tal como si estuviésemos utilizando nuestra aplicación de correo electrónico. Esta herramienta es de gran utilidad para concentrar la información en un mismo lugar y evitar tener que utilizar varias aplicaciones para dar seguimiento a un caso específico, reduciendo tiempos y aumentando la eficiencia del equipo de compras. Para más información sobre como utilizar Odoo para comunicarse con clientes y proveedores consultar  5. Mensajes externos en la sección de  Comunicación.

A partir de un pedido de presupuesto podemos obtener una orden de compra haciendo clic sobre el botón Confirmar la orden . 

También podemos generar una orden de compra directamente, creando un nuevo documento desde la sección Compra>Pedidos de compra en el menú de la aplicación de Compras.

Al seleccionar esta opción, podemos ver la lista de pedidos u órdenes de compra anteriores. Hacemos clic sobre el botón Crear  y realizamos los mismos pasos que para la creación de un presupuesto.

Una vez que creamos la orden de compra o confirmamos el pedido de presupuesto, podemos ver que el estado del documento a cambiado a Orden de compra (confirmada).

Podemos ahora enviar la orden de compra al proveedor siguiendo los mismos pasos que para el envío por correo electrónico de una solicitud de presupuesto.

Cancelar una orden de compra. 

Cancelar y volver a mandar una solicitud de compra.

Entramos a una orden de compra y hacemos clic enCancelar.

Una vez que eso esté listo, seleccionamos la opción Establecer a borrador.

Hacemos clic en  Editar.

Una vez que hemos editado, hacemos clic en Guardar.

Ya que esté listo, podemos seleccionar Confirmar pedido.

Devoluciones. 

Primero debemos seleccionar la orden de compra correspondiente al producto que deseamos devolver, para devolver el producto, damos clic en el botón inteligente de recepciones. 

Esto nos llevara a la transferencia donde se le dio entrada al producto, una vez ahí damos clic en la opción de devolver.

Esto desplegará un formulario en el que debemos indicar la cantidad de producto que se va a devolver al proveedor. Una vez que se ha especificado la cantidad y verificado la información del producto, damos clic en el botón de Devolver.

Automáticamente se creará el formulario de transferencia de almacén para dar salida al producto especificado. Debemos de verificar que la información del producto y el proveedor sean las correctas, una vez que se verifica la información podemos dar clic en validar.

Puede llegar a mostrarnos un mensaje en donde se nos diga que las cantidades aún no se han registrado, y nos dará la opción de poder registrarlas dando clic en el botón de Aplicar. 

Finalmente la forma de verificar que todo se ha hecho correctamente es ir a la aplicación de inventario y ver los movimientos que se crean, la devolución de un producto a proveedor creará una tarea pendiente en el planificador de la aplicación de Inventario. Esta tarea nos indica que esperamos una nueva entrega del proveedor.

Desde la aplicación de compras podemos administrar diferentes precios cuando tenemos un producto que podemos comprar de diferentes proveedores o cuando un proveedor nos ofrece un beneficio de acuerdo a una cantidad comprada (ej. descuento). Incluso, si conocemos de antemano el precio de uno o varios productos de un proveedor, podemos registrarlo para que al seleccionarlo en una orden de compra, Odoo ayude a calcular el monto total de dicha orden.

Para crear una tarifa de compra, consulte x. Variantes de compra de la sección de Inventario. Para modificar una tarifa existente:

1. Seleccionamos la opción  Configuración >Tarifas de proveedor  en el menú superior de la aplicación de Compras.

2. Seleccionamos la tarifa que deseamos modificar de la lista que se muestra.

3. En la ficha de la tarifa, hacemos clic en el botón EDITAR.

4. Modificamos los campos según sea necesario. Si fuésemos a crear una nueva tarifa desde este punto, tendríamos primero que seleccionar el Producto, luego la Variante del producto y finalmente seleccionar un Proveedor. Según sea necesario, podemos llenar el resto de campos, como el Nombre del producto o Código de producto del proveedor, la restricción de  Cantidad mínimay el  Precio.

5. Finalmente hacemos clic en Guardar para que podamos ver reflejados los cambios realizados en el formulario de la tarifa.

Podemos crear la factura de nuestro proveedor creando una nueva factura de manera directa o  desde alguna órden de compra que hayamos creado anteriormente.

1. Crear una factura desde cero.

   1. Entrar a la ventana de facturas del proveedor.

   2. Crear nueva factura.

   3. Llenar los datos del formulario.
      

2. Crear una factura desde un registro de orden de compra.

   1. Crear factura desde la OC.

   2. Revisar los datos del formulario.

   3. Validar la factura.
      

1. Crear una factura desde cero.

1.1 Entrar a la ventana de facturas del proveedor.

Accedemos al menú de la aplicación de Compras y seleccionamos Control>Facturas de proveedor.

1.2 Crear nueva factura.

Posteriormente podremos ver la lista de facturas registradas. Ahora hacemos clic en el botón Crear.

1.3 Llenar los datos del formulario

Ahora podemos llenar los datos del formulario de la factura tal como se indica en el punto  2. Crear una factura desde un registro de orden de compra de esta sección del manual. Cabe mencionar que en el campoCompletar automáticamente podemos seleccionar alguna factura anterior y, al hacerlo, el formulario tomará los datos almacenados en dicho documento para rellenar el formulario actual (a manera de plantilla).                                         

  2. Crear una factura desde un registro de orden de compra.

2.1 Crear factura desde la OC.

Entramos a la orden de compra que contiene la información de la factura y hacemos clic sobre el botón Crear factura.

Podemos observar que los datos del formulario se han llenado automáticamente, tomados de la información contenida en la orden de compra y los datos del proveedor (como en el caso de la Cuenta bancaria).

2.2 Revisar los datos del formulario.

Antes de validar la factura, podemos modificar cualquiera de los datos del documento. En el caso de los campos Proveedor y Cuenta bancaria, podemos modificarlos al hacer clic sobre el ícono mostrado en la siguiente imagen:

También es importante verificar que los datos de tabla de productos estén correctos. En ocasiones la cantidad podría aparecer en ceros, por lo cual se sugiere siempre revisar todos los datos antes de validar.

2.3 Validar la factura.

Una vez que hemos verificado que los datos estén correctos, hacemos clic en el botón Validar .

A fin de tener registros que ayuden a llevar una sana contabilidad del negocio, es importante capturar los datos del pago de los productos o servicios que adquirimos de nuestros proveedores.

Para hacerlo, entramos a  Control>Facturas de proveedor 

y seleccionamos  la factura para la cual deseamos hacer el registro de pago.

Una vez dentro del registro de la factura, hacemos clic en el botón Registrar pago .

 

Se abrirá un nuevo formulario en donde podremos especificar la cantidad que registraremos del pago (total o parcial) y algunos otros detalles como la categoría del diario de contabilidad en la que se registrará, la referencia de pago y la cuenta bancaria del proveedor.

Una vez realizado el registro, podemos verificar que la cantidad del importe adeudado a cambiado, de acuerdo al monto de pago registrado.

 

Para crear un nuevo proveedor para un producto vamos a la aplicación de compras

Una vez dentro de la aplicación de compras, vamos a la pestaña de pedidos y hacemos clic en proveedores.

 

Se abrirá una nueva pestaña con un botón que dice "crear", hacemos clic sobre él.

 

Se abrirá una nueva ventana en la que tendremos que llenar los datos de nuestro nuevo proveedor, una vez completado el formulario, hacemos clic en guardar.

 

Una vez guardado nuestro nuevo proveedor, vamos a la pestaña de productos y hacemos clic en productos.

Se abrirá la ventana de productos en la cual tendremos que buscar el producto al cual se le aplicó la regla de mínimos y máximos.

Una vez dentro del producto hacemos clic en el botón de "editar"

Al abrir el editor, primeramente haremos clic en "compra" y después en "agregar línea".

Después tendremos que elegir el proveedor que creamos anteriormente.

Por último hacemos clic en guardar.