ERP - Introducción

ERP es el acrónimo de Enteprise Resource Planning o Planeación de Recursos Empresariales. Como su nombre lo indica, el objetivo de un sistema ERP es el facilitar a los tomadores de decisiones hacer una planeación alrededor de los recursos de la empresa, tal como el capital financiero, el capital humano, el inventario, el flujo de efectivo, las cuentas por cobrar y por pagar, e incluso el tiempo, entre otros. ERP se utiliza también para designar a un programa computacional que ayuda a la administración de las empresas y se le conoce como software de ERP. Sin embargo, un ERP como sistema de administración empresarial se compone de cuatro elementos:

Considerando la percepción del concepto ERP como una herramienta de software, se suele pensar que este debe tener como propósito el automatizar tareas habituales del trabajo. Sin embargo, aunque un software de ERP ayuda a eliminar o agilizar ciertas tareas, en realidad un sistema de gestión de recursos bien implementado es una poderosa heramienta para elevar la productividad de las empresas y tomar decisiones más informadas . En otras palabras, con los datos que se pueden extraer de un ERP podemos obtener información valiosa a la que, de otro modo, no podríamos acceder facilmente.

Un sistema de gestión ERP nos ayuda a responder preguntas como estas:

• ¿Cuántas oportunidades se ganaron o perdieron en el último año?

• ¿Qué productos o servicios se vendieron en el último mes?
• ¿Cuál es el tiempo promedio en que tarda una oportunidad de venta en cerrarse?
• ¿Qué vendedor alcanzó su meta?
• ¿Cuánto efectivo tengo para invertir en materia prima o mano de obra?
• ¿Cuánto llevo gastado en este proyecto y en qué se ha gastado?
  

Al responder estas preguntas con datos y estadísticas que provienen de la operación del negocio obtenemos información útil para disminuir los desperdicios de la operación de un negocio. 

Finalmente, el software de ERP de Odoo está diseñado para fomentar la colaboración de los diferentes equipos de trabajo en las diversas áreas y funciones de la empresa. Esto último es posible gracias a la integración de aplicaciones o módulos que interactuán entre sí y comparten datos.

Un software de ERP pueden ser los cimientos que requiere una empresa para poder automatizar sus procesos de negocio, sin embargo, este no es una herramienta de automatización en sí misma. Una vez que los procesos de negocio existen y se ejecutan de manera eficiente, que los equipos de trabajo entienden su rol y están capacitados y que la información que procede de las operaciones cumple con ciertos estándares de calidad, es posible automatizar gradualmente ciertas tareas que son repetitivas o no agregan valor, sin embargo, se requiere de otro tipo de recursos tecnológicos y metodologías para implementar la automatización en una empresa.

Eventualmente, todas las personas en una empresa toman decisiones que afectan su desempeño y la percepción que sus colaboradores tienen de ellas. Cada día más y más empresas están adoptando metodologías y herramientas tecnológicas que requieren que las personas tengan habilidades informáticas para operarlas.

Entre otros, los beneficios más comunes de un ERP son los siguientes:

1. Sostenibilidad de la empresa: Una empresa en crecimiento requiere cada vez de un mayor control de lo que ocurre dentro de ella. Hay empresas que han muerto de éxito al no tener la posibilidad de tomar decisiones oportunas y acorde al número de nuevos clientes / contratos que se deben atender.

2. Crecimiento de la empresa y sus trabajadores: Una empresa que gestiona una base de datos de prospectos, clientes, cobros, pagos, etc. Suele crecer su valor para los accionistas y potenciales inversionistas. Si la empresa crece, los sueldos, prestaciones y oportunidades suelen crecer de la mano con ella.

3. Valor curricular: Un ERP es un sistema de gestión que podría asemejarse a un ISO 9001, ya que ambos tienen como base los registros de las operaciones de una empresa y los beneficios en la calidad entregada al cliente. Una organización que tiene implementado un sistema de ERP también suele tener estándares de calidad y operativos más altos que las que no lo tienen. Además de las habilidades informáticas a desarrollar, un ERP aumenta el valor curricular de las personas al requerir adaptarse a procesos y políticas de negocio más exigentes.

4. Mejora en el rendimiento: tanto socios, como clientes, proveedores y equipos de trabajo, todos pueden percibir cómo el flujo de trabajo mejora a medida que va integrándose un ERP a las operaciones de la empresa.

El éxito del proyecto depende de la participación de todos. Es importante que todos los participantes conozcan las actividades que se realizarán e impactarán en las cuatro áreas del sistema:

Procesos
Se realizarán entrevistas 1 a 1 con el consultor del proyecto, en las cuales se hará un descubrimiento de los procesos tal como se llevan a cabo en la actualidad. En algunos casos, el consultor puede proponer talleres para definir un proceso cuando este no existe o no está bien definido.

Información
Se analizarán los datos disponibles en las diferentes funciones y se tratarán en caso de ser necesario para que estos tengan la calidad que se requiere para comenzar a operar dentro del ERP de manera confiable.

Tecnología
Se cargará alrededor de un 80% de los datos obtenidos en la etapa previa, lo cual facilitará la adaptación al cambio. Adicionalmente, el equipo técnico de Biwise trabajará en realizar algunas personalizaciones menores al software cuando sea necesario, de manera que el software no obstaculice el flujo natural de la operación del negocio. En este último caso, es necesario que los usuarios participen en pruebas de las nuevas funcionalidades desarrolladas para su validación.

Personas
La parte más importante del proyecto involucra el participar en las capacitaciones grupales e individuales, la revisión de los manuales de usuario e idealmente el tomar las evaluaciones que certifican que el usuario conoce y entiende el flujo de las operaciones del ERP.