Requisiciones

En la app de requisiciones   por default veremos la lista de requisiciones creadas. Para registrar una nueva requisicion hacemos clic en el botón Crear. 

Se abrirá un nuevo formulario en donde llenamos los siguientes campos:

1. Solicitado por: Por defecto es el usuario de odoo que crea el documento. Es posible seleccionar algún otro usuario de la base de datos para hacer la requisición por él.

2. Aprobador: Es la persona dentro de la empresa a quien se solicita el presupuesto. No necesariamente el comprador o el gerente de compras es quien aprueba la requisición, podría ser inclusive alguien con facultades de autorizar presupuesto para una área de la empresa o para algun empleado en específico, por ejemplo, un gerente de producción.

3. Fecha de la requisición: Por defecto, es la fecha en la que se crea la requisición. Se puede utilizar este campo para comunicar una fecha esperada de recepción de los productos o servicios solicitados.

4. Tipo de transferencia: Es el tipo de operación del almacén, el cual indica el origen y el destino de los productos o servicios solicitados. Por defecto, el tipo de transferencia será una recepción, por lo cual el origen será un proveedor y el destino la ubicación de inspección de recibo.

5. Documento de origen: Es el pedido de compra, venta, producción, etc. que se puede relacionar con la requisición. Por ejemplo, si fuese necesarion solicitar material adicional para abastecer a una orden de manufactura, entonces se puede utilizar el número de la orden como justificación para la requisición o para llevar un registro del material adicional que se ha necesitado para dicha orden.

6. Motivo de la requisición: Permite agregar información relevante, tanto para el aprobador como para el equipo de compras, respecto al motivo que originó la requisición.

Una vez que hemos agregado la información general sobre la requisición, podemos agregar los productos y servicios a solicitar. Esto lo hacemos con un clic sobre la etiqueta " Agregar línea".

Se abrirá un formulario en donde podemos agregar los siguientes datos:

1. Producto: El producto o servicio a solicitar. Este debe existir en la base de datos, por lo cual, si no existiese, será necesario crear un nuevo registro (ver ¿cómo crear y configurar un producto en odoo?). No es necesario que salgas de la aplicación de requisiciones, puedes crear un nuevo registro al escribir el nombre del producto y dar clic en el enlace crear y editar.

2. Descripción:  Si deseamos agregar información adicional sobre dicho producto o servicio, lo debemos hacer desde este campo.

3. Cantidad: La cantidad del producto seleccionado en la unidad de medida correspondiente (para el caso de productos con dos unidades de medida, como las barras de acero que se piden en pulgadas y se cotizan en kg, es necesario que utilicemos la unidad de medida de longitud en lugar de la de peso).

4. Solicitado: Se puede especificar para cada uno de los productos de la requisición una fecha distinta.

Una vez que hemos llenado la información del formulario, hacemos clic en Guardar y cerrar o en Guardar y Nuevo si es que deseamos seguir agregando más items a la lista.

Al finalizar de ingresar los productos se recomienda guardar el documento. Al hacerlo, se creará un número de requisición, que es un consecutivo de la base de datos. Ahora es posible revisar los datos de la requisición antes de enviar la solicitud.

Una vez que hemos verificado los datos, podemos enviar la solicitud al hacer clic en  Aprobación de requisición.

Al entrar en la app de requisiciones   podemos visualizar las solicitudes pendientes.

También podemos hacerlo desde la aplicación de compras  en el menú Pedidos > Requisiciones.

Por default, los registros de requisiciones aparecen agrupados por solicitante. Esta configuración la puedes modificar con las opciones de los botones de filtro y agrupación (para más información consulta ¿cómo filtrar, agrupar y visualizar datos?).

Puedes filltrar las solicitudes para ver únicamente las que están pendientes de aprobación utilizando el filtro predefinido del menú Filtros. En la última columna ( Estado) puedes corroborar el estatus de la requisición. Ahora entramos a la requisición que deseamos aprobar.

Finalmente, ya dentro del formulario de la requisición, hacemos clic en el botón Aprobar.

Al hacer esto, podemos ver que se muestra la requisición en estado "Aprobada".

 Nota: Para poder crear una solicitud de presupuesto a partir de una requisición, es necesario que la requisición se encuentre en estado "Aprobada".

Las solicitudes de presupuesto de las requisiciones se hacen a nivel línea, es decir que cada línea de la requisición contiene un producto que puede tener un proveedor o varios proveedores distintos a los del resto de los productos de la requisición. Es por ello que, cuando hemos aprobado la requisición, se mostrará un botón inteligente con el número de líneas (o productos / servicios) que contiene el documento. Para iniciar el proceso, hacemos clic en el botón inteligente.

Posteriormente, seleccionamos la línea de la requisición para la cual deseamos crear una solicitud de presupuesto.

Una vez adentro del formulario del documento, hacemos clic en el botón  Accióny seleccionamos Crear SdP.

Se abrirá un nuevo formulario en donde debemos elegir un proveedor.

Aquí tenemos la posibilidad de anexar la línea de la requisición a una orden de compra ya existente. Esto es particularmente útil para cuando tenemos una solicitud de presupuesto para el proveedor del producto de la requisición y que aún no ha sido confirmada. Para finalizar, hacemos clic en el botón Crear SdP.

Ahora podemos ver las solicitudes de presupuesto relacionadas, tanto en la aplicación de requisiciones como en la de compras.

Si deseamos crear una solicitud de presupuesto para más de un producto, marcamos las casillas de verificación de las líneas de requisición y hacemos clic en Crear SdP dentro del menú    Acción.